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以“数”提效 鉴史留档存记忆

新葡萄京官网档案管理工作迈向数字化

信息来源:新葡萄京娱乐场手机版报  发布时间2020-06-09

  张蕾和秦诗琼对档案进行案卷质量检查。 岳浩 摄

 

  国际档案日特别策划

  从事档案工作意味着要与千宗万卷为伴,严谨、细致成为必须的工作精神。整理、分类、装订、归档……日复一日,年复一年。每一个“兰台人”犹如一盏暖暖的灯光,在自己的岗位上发光发热,汇聚成一座灯塔,守护着时代的印记,承载着历史的重任和嘱托。

  5月25日,新葡萄京官网市场部员工杨劲锋来到档案处想借阅一份15年前的合同。档案员黄佳琳在公司数字档案馆一体化平台的“档案检索”功能区域输入需查询的合同名称,该合同档案所在的智能密集架位置、合同编号等信息在系统内一目了然。黄佳琳随即在档案室找到所需合同并完成登记借阅和归还工作,全程耗时短、效率高。此次借阅记录也被录入数字档案馆系统,方便以后查询。

  如此便捷的借阅体验得益于新葡萄京官网“实体档案馆+数字档案馆”的建设布局。“之前只有实体档案馆,借阅等耗时耗力效率低。作为全国企业数字档案馆35家试点单位之一,公司从2018年开始建立‘四中心一门户’(资源管控中心、安全保管中心、业务协作中心、信息利用中心、档案门户)的数字档案馆系统。目前,系统功能完善,整体运作高效、完善,形成具有南网特色的数字档案馆系统,全面支撑南网档案业务管理,提升档案信息化管理水平。”公司董事会部档案处处长安华云告诉记者。

  6月9日,国际档案日,这是属于“兰台人”的节日。档案犹如一位默默的记录者,见证了公司的改革发展,并与公司一起成长。2017年,新葡萄京官网档案处(馆)正式成立。公司以“业务精湛、运作高效、央企领先、国内一流”为总体目标建设公司档案馆,目前形成了“1+3”制度体系、“实体档案馆+数字档案馆”建设布局,共保管文书档案、建设项目档案、会计档案、审计档案、合同档案及实物档案等17大门类共计7万余卷(件),数字档案47万件电子文本。

  在新葡萄京娱乐场手机版数字档案馆的网站首页,记者看到“四中心一门户”功能板块,门类清楚、功能细化。“你看,比如在‘信息利用中心’板块下有档案借阅、档案检索等功能菜单,而‘资源管控中心’功能板块有档案管理、工程项目管理等子菜单。”公司董事会部档案处主管刘之阳向记者演示系统操作过程,“针对工程项目档案,在工程项目管理菜单下有档案交底、中间检查、归档审查和采集监控4个功能项,可实现档案交底、中间检查、归档审查全过程系统管理,还可远程监控参建单位是否按时录入项目资料。”

  目前,数字档案馆系统试点建设项目已完成系统研发、功能验证、第三方测试,并在公司总部、广东电网公司上线试运行,运行状况良好,预计2021年实现全网推广使用。同时,为应对数字化发展趋势,适应公司数字化转型,配合国家电子文件归档和电子档案管理要求,公司档案处(馆)组织开展了“电子文件归档的单轨制及档案创新管理模式研究”,对公司“6+1”等各业务系统产生的电子文件进行调研梳理,编制新葡萄京官网电子文件归档管理技术规范,从组织体系、管理体系、技术体系等方面分析提出“数字单轨”实施提出解决方案,实现业务活动的电子化、无纸化归档,为下一步公司档案数字化、业务标准化、管理科学化向纵深发展打下基础。

  南网传媒全媒体记者 孙艺璇

  >>数说

  ●公司系统各单位共有室存纸质档案6959067卷、13845746件,总排架长度258123延长米,有电子档案133725GB,照片档案1185912张,录音、录像、影片档案56563盘,实物档案155873件。

  ●本年接收纸质档案573135卷、1084694件,电子档案20300GB,照片档案90870张,录音、录像、影片档案1927盘,实物档案9424件;

  ●公司各单位本年利用档案108193人次、434350卷(件)次,本年编研成果1511种,2689万字。

  ●公司系统各级单位档案室总建筑面积120205平方米,其中档案库房建筑面积90463平方米。

  >>故事

  广西电网公司档案室:

  默默坚守的“兰台人”

  “档案如同一个资源宝库,记录了一个企业成长发展的过程和员工的职业生涯。”广西电网公司档案室文书档案管理专责张蕾说。在她看来,档案的本质属性是原始记录性。她曾在文书材料名称和年份等信息都模糊的情况下,在档案排架长度近1500米的档案库房中,不到一个小时就为广西送变电公司退休员工李日红找到了1986年军队转业介绍信,帮助老人提供有效的工龄证明,从而避免补交上万元的社保金。

  档案工作并不容易,需要强大的记忆力、专业度和严谨的职业精神。“在工作中不断学习是常态,需要经常学习不同领域的专业知识,确保收集材料时的专业度,更好地评估档案归档的价值。”广西电网公司档案室年轻员工秦诗琼说。

  2019年是广西电网公司本部档案室迎接新葡萄京官网档案评价工作的“迎考年”。张蕾、秦诗琼和同事们对照新葡萄京官网档案工作评价标准开展自查,整理全宗卷材料720件,编写年鉴、组织机构沿革、全宗介绍、制度汇编、工程项目简介等档案编研成果16本,对近3年归档整理的2.3万件(卷)档案进行了案卷质量检查。

  默默坚守的幕后“兰台人”也有台前的高光时刻。2019年10月,广西电网公司档案室的《光明之路——档案里看广西电网建设发展》微视频获得国家档案局建设项目档案微视频三等奖。2020年4月28日,广西电网公司本部档案室获得广西电网公司“工人先锋号”荣誉称号。

  万丽娟:

  “保持热爱是最大的动力”

  将一件事坚持做几天、十几天、几个月容易,但是坚持做27年并在热爱中做出成绩,并不容易。5月29日是万丽娟在岗工作的最后一天。“告别共事多年的同事,搬离熟悉的办公室,有些许不舍。太多的思绪涌上心头,人生的黄金期在档案工作中历练和成长。”

  从事档案工作27年,她始终保持着一颗“赤诚之心”,兢兢业业地在岗位上发光发热。27年间,她从普通的档案管理员成长为贵州省档案专家,2018年被评选为新葡萄京官网综合和基建项目档案专家。

  在她的主导下提出的集中式档案管理方式是她职业生涯中浓墨重彩的一笔,这种档案管理方式成为贵州电网公司档案管理的一次创新。1998年,她开始主导建设集中式的档案管理方式,一方面从制度上制定贵州电网公司统一的标准和规范,从1998年主导编写第一版,经过多年不断摸索和完善,2018年形成《贵州电网有限责任公司档案管理实施细则》等制度规范,为档案管理工作提供制度保障;另一方面,2006年她开始主导参与设计贵州电网公司统一的数字档案馆系统,通过信息化手段对档案工作进行规范化管理。《集约型数字档案信息管理研究》获国家档案局2012年科技成果三等奖,这是贵州电力行业档案专业获得的首个省部级奖。

  “这是我职业生涯中非常有意义的一件事情,通过努力把贵州电网公司的档案工作理顺,提升档案管理水平,这么多年的努力都是值得的。”万丽娟说。

  布饶依慧:

  “基建工程在哪里,档案就跟到哪里”

  “不是在施工现场,就是在去施工现场的路上。”这是布饶依慧2019年一整年的工作状态,一年里她有300天左右在外出差作业或在基建工作现场度过。“自己都不着家了,家人一年到头都见不了几次面,还好他们理解我。”她打趣道。

  她在超高压公司基建部门负责项目档案管理工作,超高压公司西电东送主网架从“三交一直”发展到昆柳龙投产后的“八交十直”,几乎每年投产一个重大工程,基建项目档案工作始终处于多项目同步推进、各环节交叉开展的超负荷运转状态。这就需要探索建立科学规范的档案管理体系,为项目创建国优、行优提供坚强保障。

  因此,布饶依慧需要经常出差到项目现场进行工程档案交底和现场业务培训。现场开工档案技术交底、不定期不间断档案培训、季度严查档案问题及整改闭环工作……她是施工参建单位眼中一颗“小辣椒”,不讲情面只讲标准和规范,在昆柳龙直流工程和云贵互联工程开工伊始,她便长期驻守昆北换流站、禄劝换流站,经常往线路管辖标段项目部跑,来回奔赴在换流站和线路驻点间长达一个月之久。

  昆柳龙直流工程昆北换流站从开工至今,完成月度档案检查不少于30次,档案整改闭环率达95%。工程三通一平已完成组立卷工作,土建、电气也已规范有序地整理形成档案共计9770份,与工程同步。

  6月1日,已经成为准妈妈的她接到云贵互联工程线路1—3标档案管理工作任务后,立即收拾行囊,乘车2个多小时赶赴昆明市寻甸县线路3标吉林送变电施工单位驻点开展工作。为电力项目建设“保驾护航”,她一直在路上。

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